Le cahier des charges est un document de pilotage, qui permet de décrire les spécifications techniques, les attentes et les contraintes de votre projet. Il doit décrire un besoin, afin qu’il soit compris par tous les acteurs du projet.
Cahier des charges : définition et objectif
Le cahier des charges a pour but de formaliser le besoin et de le rendre compréhensible aux différents intervenants en définissant tous les aspects du projet : fonctionnels, organisationnels, techniques, juridiques ou administratifs.
Ce document décrit également le contexte économique, quantifie les objectifs, établit un champ d’action et décrit précisément son utilité.
Il existe deux types de cahiers des charges :
- le cahier des charges fonctionnel qui vise à donner les grandes lignes du projet ;
- le cahier des charges technique qui se concentre sur la partie technique du développement du projet.
Par exemple, si vous souhaitez installer un générateur sur votre site, il faudra préciser dans votre cahier des charges technique, l’ensemble des caractéristiques techniques souhaitées :
- la taille ;
- la tension/intensité du courant ;
- la puissance nominale en ampères ;
- les protections (protection contre les surcharges) ;
- les caractéristiques mécaniques (matériaux).
Étape 1 : déterminer le contexte de votre projet
Le cahier des charges a pour rôle de donner un abrégé minutieux de votre entreprise, car vous le transmettez bien souvent à un prestataire extérieur ou à une autre filiale de l’entreprise qui ignore le périmètre de vos actions.
Il est primordial de décrire de façon détaillée et synthétique les éléments suivants :
- votre entreprise : présentez vos services ou vos produits, votre valeur ajoutée et ce qui fait de vous un organisme unique ;
- vos objectifs : créer et décrivez votre persona (ou client idéal) à l’aide d’éléments clé pour une conception sur-mesure en fonction des besoins de votre audience ;
- les éléments déjà existants : la prévision d’une refonte du site internet, l’intégration d’une charte graphique déjà présente dans votre entreprise ou de tous les liens utiles vers votre site ou votre offre d’hébergement actuelle ;
- la personne ou l’équipe chargée du projet et l’ensemble des coordonnées nécessaires à la fluidité des échanges ou en cas d’interrogations.
Étape 2 : formuler les limites précises de votre projet
Il s’agit de l’étape la plus complexe d’un cahier des charges, car il vous faut expliciter au maximum vos besoins et vos attentes vis-à-vis des prestataires potentiels.
Tout d’abord, vous pouvez commencer par détailler les problèmes actuels auxquels vous faites face ainsi que les missions et les livrables qui pourront solutionner les difficultés.
En décrivant étape par étape ces éléments, vous aurez la possibilité de recevoir des propositions dont les composantes et les évolutions pourront être modulées par vous en cas de nécessité.
Puis énumérez et circonstancier les objectifs que vous souhaitez atteindre ainsi que les résultats souhaités. Plus vos buts seront précisément chiffrés, plus les offres reçues seront pertinentes et explicites afin d’éviter les mauvaises surprises budgétaires ou techniques qui pourront survenir au cours du projet.
Étape 3 : clarifier les contraintes du projet
Un cahier des charges complet et adéquat doit tenir compte des éléments cruciaux tels que le budget, la technique et les délais. Ces données sont indispensables pour donner une vision globale de votre projet à vos potentiels prestataires et obtenir une estimation budgétaire rigoureuse.
En ce qui concerne les contraintes de budget, il est utile de prendre vos renseignements sur les tarifs qui s’appliquent de manière générale au type de besoin que vous planifiez. N’hésitez pas à fournir une estimation réaliste à vos interlocuteurs.
Pour la technicité de votre projet, il est de bon ton de transmettre tous les éléments qui semblent contraignants de façon détaillée.
D’un point de vue des délais, il est conseillé de procurer un planning théorique à vos futurs prestataires listant les différentes étapes du projet et leurs dates limites associées.
En cadrant et en formalisant vos contraintes budgétaires et temporelles, vous délimitez l’ossature des futures propositions commerciales que vous recevrez.
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